Menghasilkan laporan bergambar menggunakan Google Form dan AutoCrat

1. Gunakan Google Chrome. Download add on Autocrat (Boleh google). Kemudian dia akan minta permission. Klik Allow

2. Buka Google Drive kemudian Create New Folder-namakan folder tersebut. Tujuannya supaya google form, responses, template simpan dalam tu. 

 1. Google Form

1. Buka folder yang kita bina tadi, seterusnya  klik + , pilih Google Form untuk data laporan. Saya hanya gunakan butiran aktiviti dan gambar. Buat test yang simple-simple dulu. Dah jadi baru buat yang betul.

1a.

- Pastikan setting collect email address supaya laporan dihantar ke email selepas submit. caranya ialah klik pada setting (icon roda di bahagian atas form sebelah Send). Check bahagian collect email address seperti rajah di bawah

1b. Aktiviti - Untuk tajuk aktiviti. Pilih short answer

1c. Gambar - pilih File Upload (lihat gambar pada 2a)

2. Share Folder Gambar

Seterusnya share folder gambar supaya sesiapa yang isi form akan dapat hasilkan laporan bergambar. Jika tidak, gambar tak keluar.

2a. Buka folder laporan. Anda akan dapati ada satu folder laporan (File response) - bergantung kepada nama google form anda.

2b. Klik kanan mouse pada nama folder File responses-pilih share. Tetapkan Anyone with the link, Viewer. Klik Done

3. Responses

3a. Kemudian klik Responses. Klik icon google sheet

3b. Kemudian pilih Create a new spreadsheet, kemudian klik Create

3c. Paparan akan kelihatan seperti di bawah

3d. Seterusnya langkah supaya gambar akan terpapar pada laporan. Jika laporan tidak melibatkan gambar, langkah di bawah tidak perlu dibuat.

        i. Klik pada sel E1. kemudian taip formula di bawah.

=arrayformula(if(row(A:A)=1,"photoid1",substitute(D:D,"open?","uc?export=view&")))

     ii. PENTING

            Perhatikan gambar di bawah. Pastikan formula anda betul. Jika gambar anda terletak pada sel selain D, ubah huruf dalam kotak merah dengan huruf sel gambar. Jika anda mempunyai gambar lebih daripada 1, contohnya gambar1, gambar2,... ulang copy paste formula tadi, ubah huruf sel (kotak merah) mengikut huruf sel gambar, dan seterusnya ubah nama (kotak hijau) photoid1, photoid2,.. (atau boleh nama lain contohnya imej1,imej2,...)

Tujuan formula tersebut adalah supaya gambar akan terpapar pada laporan. Jika tidak, gambar tak keluar

4. Template Laporan (Google Slide)

Sediakan template untuk laporan anda. Boleh gunakan google docs atau google slide. Dalam tutorial ini saya gunakan google slide. *Template - cara letak susunan laporan anda. Untuk laporan yang panjang, lebih sesuai gunakan google doc.  Cara nak jadikan paparan gooogle slide kepada Potrait, klik di sini

4a. Gambar di bawah menunjukkan contoh template laporan menggunakan google slide. Cara penggunaan goolge slide lebih kurang sama dengan powerpoint. Boleh insert picture dan sebagainya

<< Aktiviti>> - Textbox

<<photoid1>> - Insert shape

Nama medan(sel dalam responses) mestilah dimulai << dan diakhiri >>. dalam Autocrat nanti dipanggil <<TAGS>>

4b. Pastikan anda namakan slide anda supaya senang nak cari nanti

5. AutoCrat

5a.Seterusnya kita akan gunakan Autocrat untuk hasilkan laporan. Klik Add-on>>Autocrat>>Open

5b. Kemudian klik  New Job

5c. Kemudian taip Job name > Next

5d. Pilih Template yang kita hasilkan tadi

5e. Seterusnya set Maps source data to Template. Untuk gambar, pastikan anda pilih image

5f. Kemudian set Type sebagai pdf

5g. Klik Next sehingga 8. Share docs & send emails. (Supaya selepas submit form, laporan akan dihantar ke email). Lihat setting email di bawah

5h. Seterusnya pilih Run on form trigger supaya laporan akan dijana secara automatik selepas submit form. Akhirnya klik Save.

5i. Tutup AutoCrat. Kembali kepada Google Form

5j. Klik preview, kemudian isi butiran laporan seterusnya submit. Semak email dan anda akan dapati laporan yang telah siap dijana telah dihantar ke email. Boleh copy link preview tadi dan kongsikan kepada yang berkenaan untuk isi form..

Contoh laporan yang siap dijana (Gambar di bawah saya dah collage kan awal-awal)