Tutorial Asas Data studio

Data Studio membolehkan kita memaparkan dan berkongsi data secara online. Ia tidak memerlukasn server kerana data boleh disimpan hanya dalam google sheet.

Tutorial ini adalah untuk membina dashboard atau report asas menggunakan datastudio

 

 Langkah 1:

Untuk membina laporan, pertama sekali mesti ada data yang hendak dibuat laporan. Data boleh daripada google sheet sama ada dari responses form atau tidak

Sediakan fail data google sheet seperti contoh di bawah. Saya namakan sebagai Kuiz

 Untuk NoKP, supaya 0 depan tu tak hilang, klik pada nama column (B), kemudian klik Format >>Number>>Plain Text

Namakan sheet tadi sebagai markah

 Okay, sekarang data kita sudah siap.

Langkah 2

Buka datastudio https://datastudio.google.com/  kemudian pilih Blank Report 

Langkah 3

Jika belum pernah buka datastudio, ada questionnaire dan term, isilah..

Kemudian kita akan Add data to report. Klik Google Sheet (Kalau belum pernah buka, kena klik Authorize)

Pilih spreadsheet dan worksheet data. Kalau dalam tutorial ni, Kuiz>>markah

Kemudian klik Add

Report kita akan terpapar. Saya namakan Report Kuiz

Ubah Saiz report

Jika laporan kita tu hanya untuk paparan di skrin, mungkin tak perlu ubah. Tetapi jika kita hendak print, ubahlah size laporan kita,

Klik Page>>Current page settings

 Satu paparan Current page setting akan muncul di sebelah kanan. Klik Style>>Canvas Size. Pilih saiz yang sesuai sama ada potrait atau landscape

Susun Atur Laporan

Tarik dulu table yang pada canvas ke tengah.(Nota: Jika terdelete table, boleh insert semula dengan klik Insert>>Table) Untuk meletakkan teks dan image yang tidak berkaitan dengan data dalam google sheet, caranya sama seperti dalam word dan sebagainya. Klik ikon, dan letak di tempat yang sesuai. Jika hendak ubahsuai warna, size, alignment font, ubah di bahagian properties

Susun Atur Data

1. Klik pada table data, akan muncul panel bagi chart>table di sebelah kanan

dalam kotak merah di atas adalah senarai medan/data yang kita boleh letak pada dashboard/laporan kita

2. Lihat pada table, hanya 2 maklumat/field yang ada iaitu Nama dan Record count.Untuk tambah maklumat/field lain pada table, klik +Add dimension

3. Satu paparan senarai maklumat/field akan keluar. Klik pada maklumat/field yang dikehendaki. Table akan update dengan maklumat baru

 4. Jika field telah dimasukkan, tetapi ingin buang semula, lihat pada senarai dimension, klik "x" pada hujung nama field yang hendak dibuang. Boleh rearrange kedudukan field dalam senarai dengan klik dan drag ikut susunan yang dikehendaki

5. Saiz table dan column boleh diubah seperti table dalam ms word iaitu dengan klik dan tarik. Rajah di bawah adalah paparan table dengan field yang telah dipilih. Tetapi, ada Record Count di situ yang ada secara automatik dari awal. Untuk menghilangkannya, gerakkan cursor ke Record Count pada panel chart>table. Klik pada tanda X dihujungnya. Tak jumpa? scroll panel data.. tapi scroll bar kena klik pada STYLE dulu. Lihat video di bawah atau DISINI

6. Paparan akan menjadi seperti di bawah

7. Sekarang, katalah kita hendak letakkan nama kelas atas pada table tadi (Sebab 1 kelas je. untuk banyak kelas boleh guna dropdown list - Nota di bawah. KALAU BANYAK KELAS, CARA INI TIDAK BOLEH DIGUNAKAN )

Klik pada table untuk keluarkan panel chart > Table. Klik dan tarik field kelas ke laporan seperti di bawah

Sekarang kita akan memformat field kelas yang kita tarik tadi. Pastikan kotak kelas tadi dalam keadaan aktif bertanda, kemudian click Style>> untick Show header, untick Row number dan untick pagination. Kemudian boleh resize kotak mengikut kesesuaian. Boleh ubah font, size pada STYLE tadi

8. Hasilnya adalah seperti di bawah

Untuk lihat hasil laporan tadi, klik View pada toolbar atas sebelah kanan

Jika hendak menyusun data mengikut abjad, pada panel data, pilih Sort sama ada ascending atau decending  Panel data tiada scroll bar, kena tekan scroll bar pada STYLE. Lihat video

Laporan siap seperti di bawah

Jika hendak share atau download, klik butang share dan pilih.

Penggunaan Drop down list

Drop down list adalah seperti filter. Boleh lebih daripada 1 dropdown pada 1 laporan/dashboard. Contohnya dropdown kelas, gred. Jika kita pilih kelas 1A, gred B, maka hanya senarai dari kelas 1A dan yang mempunyai gred B sahaja yang akan terpapar

 Langkah 1:

Dalam data google sheet tadi, tambah data. Di bawah adalah contoh yang saya tambah dalam senarai asal

 Kemudian klik 3 dots kat toolbar sebelah kanan atas, pilih Refresh data

 Nota: Jika banyak kelas, tidak boleh lagi buat label kelas macam tutorial di atas. Delete label kelas tadi

Klik Insert>>Drop-down list. Kemudian letak drop down list tadi pada tempat yang dikehendaki

Control field akan dipilih secara automatik. Jika hendak tukar control field, klik pada field di bahagian control field pada panel dan pilih field yang diingini

 Jika hendak tambah lagi drop down list yang lain, ulangi langkah yang sama. Dah siap klik View

Paparan di bawah menunjukkan data yang dipilih daripada kelas 1B, Gred A sahaja

Untuk ubah susunan contoh susunan Markah di atas dari tinggi ke rendah, kalau nak ubah klik sahaja pada tajuk column "Markah". Atau kalau hendak ikut susunan abjad nama, klik pada tajuk column Nama

 

Penggunaan input box untuk carian -- baca DI SINI

Selamat mencuba dan semoga berjaya!

Read More

Cara pendekkan link yang panjang

 Biasanya link form google sheet panjang. Jadi kita boleh pendekkan dia dengan nama link yang kita namakan sendiri dengan lebih ringkas.

Antara URL Shortener yang free ialah gg.gg

Boleh create qr code sekali.. Tak register pun takpe. Selamat mencuba

 

Read More

Merekod kehadiran kelas dan subjek berbeza mengikut waktu yang ditetapkan (Template disediakan, hanya copy dan edit)

Cara rekod kehadiran PdPR kelas dan subjek berbeza pada waktu yang telah ditetapkan. Contohnya, kelas pukul 10:00 pg dan kehadiran yang direkodkan pukul 10.00 am - 2.00 pm sahaja yang diambil kira. Jika google form diisi sbelum pukul 10 atau lebih daripada pukul 2, kehadiran akan di tanda 0

Nota: Untuk pdpr saya tak kisah pun murid buka malam pun.. asal dia take note pdp hari itu.. Jadi waktu last saya buat 11:00PM atau paling lambat 11:59PM

Pelajar hanya perlu key in no kad pengenalan sahaja, seterusnya sistem yang akan tandakan mengikut senarai nama yang telah dimasukkan oleh guru

 

 Langkah 1:

Buka Google Drive, dan bina satu folder baru dan namakan. Dalam contoh, saya namakan folder Kehadiran PdPR 2021

Langkah 2:

Klik link untuk copy template DISINI, kemudian klik Make a copy. Google Sheet Copy of Kehadiran PdPR 2021(Responses) akan terpapar

Lihat google drive anda, ada 2 file baru yang copy tadi

 Masukkan 2 fail tadi ke dalam folder yang baru di bina tadi. (Boleh click and drag atau Klik kanan, pilih Move to, cari folder tadi)

Langkah 3:

Rename lah fail tadi dengan nama sesuai (Right click, pilih rename) 

Langkah 4:

Buka fail Google Sheet yang ada (Responses)

Lihat gambar di bawah

Nama dan KP boleh copy paste dari data APDM. PENTING: Paste value only

Tarikh: Double click untuk pilih tarikh

Masa mula dan masa tamat: Pastikan format masa betul contoh 8:00 AM

Klik kanan pada sheet (Sains 1A) kemudian pilih Rename. Namakan subjek dan kelas anda

Langkah 5:

Untuk tambah hari klik pada nama cell hari terakhir, contoh kat atas cell D, scroll ke bawah sekali kemudian tarik bucu ke column seterusnya. (Boleh hide row lebih yang tak ada nama pelajar. select row, klik kanan pilih hide rows)

Kalau hide rows, jika nak unhide balik, klik arrow sebelah kiri

 

Langkah 6:

Tambah kelas lain dengan klik kanan nama sheet (Sains 1A), kemudian pilih duplicate. Kemudian Rename, seterusnya masukkan nama dan KP bagi pelajar kelas tersebut

 

Siap! Boleh berikan link form kepada murid untuk isi kehadiran.

Cara bagi link kepada pelajar:

1. Buka form yang di 'copy' tadi. Klik ikon preview

2. Satu tab baru akan muncul. Copy link address tab baru tersebut dan paste ke dalam group kelas anda.

3. Boleh juga guna gg.gg untuk pendekkan link anda. Baca di sini

Video:

Read More

Windows 10: Record screen tanpa perisian tambahan

Windows 10 telah menyediakan perisian utiliti untuk merekod screen iaitu Xbox Game Bar.

Berikut adalah langkah untuk rakam screen menggunakan xbox game bar

1. Pada keyboard tekan Windows key + G serentak. Menu Xbox Game Bar akan muncul

2. Kemudian klik pada Record button. A

3. Atau boleh terus Win + Alt + R --> Terus rekod tanpa menu Xbox Game Bar

4. Untuk screenshot skrin, tekan Win+Alt+PrtScn.

5. Fail akan terus disimpan dalam folder Video - Capture

Read More

Hasilkan transparent background pada logo atau gambar

 

Warna putih biasa digunakan dalam logo. Jadi apabila kita remove background atau set transparent pada warna putih diluar logo, warna putih dalam logo turut menjadi transparent seperti dalam gambar.

Tutorial di bawah menunjukkan langkah - langkah hasilkan transparent pada luar logo sahaja tanpa menjejaskan warna putih dalam logo

Tutorial ini menggunakan perisian Paint 3D yang terdapat dalam windows 10

1. Open file logo  atau boleh copy dan paste logo pada canvas

2. Kemudian klik icon brush > fill, kemudian pilih mana - mana warna kecuali putih

3. Kemudian klik pada bahagian putih luar logo atau kawasan yang kita hendak jadikan transparent

4. Kemudian klik magic select - next

5. Seterusnya klik Done

6. Selepas klik Done, tepi gambar logo akan ada simbol-simbol seperti di bawah. SIAP

7. Klik dan tarik logo tadi ke luar dari canvas seperti di bawah. Logo ini telah siap transparent. Jika hendak letak pada powerpoint atau mana-mana boleh terus copy dan paste. Jika hendak save untuk kegunaan akan datang, ikuti langkah seterusnya

8. Select canvas yang berwarna (klik dan drag dari luar kawasan canvas). akan kelihatan seperti di bawah

9. Kemudian pada keyboard, tekan delete.

10. Seterusnya klik dan tarik logo transparent tadi ke atas canvas kembali.

11. Kemudian klik icon Canvas, kemudian pada set On pada Transparent canvas

12. Klik Menu pada sudut atas kiri, klik Save As > Image, kemudian setkan seperti gambar di bawah dan tekan Save. (Penting: Pastikan save format png. Kalau format lain nanti tak jadi transparent)

13. File logo transparent anda telah siap Save

Video

Read More

Cara supaya Google Form boleh di 'copy' oleh pengguna lain

 Cara berkongsi google form dengan pengguna lain supaya pengguna lain boleh edit form kita tanpa mengganggu form asal

1. Buka form yang hendak di kongsi

2. Klik 3 dots, kemudian pilih Add collaborators

 

3. Kemudian pada bahagian Get link, klik change

 

4.Ubah setting kepada Anyone with the link

 

5. Kemudian klik Copy link kemudian paste ke notepad atau ms word. Cari perkataan edit dan tukarkan kepada perkataan copy

 

6. Kemudian bolehla berikan link yang telah diedit tadi kepada rakan-rakan atau kepada individu lain supaya form tersebut boleh disalin

7. Contoh: klik sini

Read More

Menghasilkan laporan bergambar menggunakan Google Form dan AutoCrat

1. Gunakan Google Chrome. Download add on Autocrat (Boleh google). Kemudian dia akan minta permission. Klik Allow

2. Buka Google Drive kemudian Create New Folder-namakan folder tersebut. Tujuannya supaya google form, responses, template simpan dalam tu. 

 1. Google Form

1. Buka folder yang kita bina tadi, seterusnya  klik + , pilih Google Form untuk data laporan. Saya hanya gunakan butiran aktiviti dan gambar. Buat test yang simple-simple dulu. Dah jadi baru buat yang betul.

1a.

- Pastikan setting collect email address supaya laporan dihantar ke email selepas submit. caranya ialah klik pada setting (icon roda di bahagian atas form sebelah Send). Check bahagian collect email address seperti rajah di bawah

1b. Aktiviti - Untuk tajuk aktiviti. Pilih short answer

1c. Gambar - pilih File Upload (lihat gambar pada 2a)

2. Share Folder Gambar

Seterusnya share folder gambar supaya sesiapa yang isi form akan dapat hasilkan laporan bergambar. Jika tidak, gambar tak keluar.

2a. Buka folder laporan. Anda akan dapati ada satu folder laporan (File response) - bergantung kepada nama google form anda.

2b. Klik kanan mouse pada nama folder File responses-pilih share. Tetapkan Anyone with the link, Viewer. Klik Done

3. Responses

3a. Kemudian klik Responses. Klik icon google sheet

3b. Kemudian pilih Create a new spreadsheet, kemudian klik Create

3c. Paparan akan kelihatan seperti di bawah

3d. Seterusnya langkah supaya gambar akan terpapar pada laporan. Jika laporan tidak melibatkan gambar, langkah di bawah tidak perlu dibuat.

        i. Klik pada sel E1. kemudian taip formula di bawah.

=arrayformula(if(row(A:A)=1,"photoid1",substitute(D:D,"open?","uc?export=view&")))

     ii. PENTING

            Perhatikan gambar di bawah. Pastikan formula anda betul. Jika gambar anda terletak pada sel selain D, ubah huruf dalam kotak merah dengan huruf sel gambar. Jika anda mempunyai gambar lebih daripada 1, contohnya gambar1, gambar2,... ulang copy paste formula tadi, ubah huruf sel (kotak merah) mengikut huruf sel gambar, dan seterusnya ubah nama (kotak hijau) photoid1, photoid2,.. (atau boleh nama lain contohnya imej1,imej2,...)

Tujuan formula tersebut adalah supaya gambar akan terpapar pada laporan. Jika tidak, gambar tak keluar

4. Template Laporan (Google Slide)

Sediakan template untuk laporan anda. Boleh gunakan google docs atau google slide. Dalam tutorial ini saya gunakan google slide. *Template - cara letak susunan laporan anda. Untuk laporan yang panjang, lebih sesuai gunakan google doc.  Cara nak jadikan paparan gooogle slide kepada Potrait, klik di sini

4a. Gambar di bawah menunjukkan contoh template laporan menggunakan google slide. Cara penggunaan goolge slide lebih kurang sama dengan powerpoint. Boleh insert picture dan sebagainya

<< Aktiviti>> - Textbox

<<photoid1>> - Insert shape

Nama medan(sel dalam responses) mestilah dimulai << dan diakhiri >>. dalam Autocrat nanti dipanggil <<TAGS>>

4b. Pastikan anda namakan slide anda supaya senang nak cari nanti

5. AutoCrat

5a.Seterusnya kita akan gunakan Autocrat untuk hasilkan laporan. Klik Add-on>>Autocrat>>Open

5b. Kemudian klik  New Job

5c. Kemudian taip Job name > Next

5d. Pilih Template yang kita hasilkan tadi

5e. Seterusnya set Maps source data to Template. Untuk gambar, pastikan anda pilih image

5f. Kemudian set Type sebagai pdf

5g. Klik Next sehingga 8. Share docs & send emails. (Supaya selepas submit form, laporan akan dihantar ke email). Lihat setting email di bawah

5h. Seterusnya pilih Run on form trigger supaya laporan akan dijana secara automatik selepas submit form. Akhirnya klik Save.

5i. Tutup AutoCrat. Kembali kepada Google Form

5j. Klik preview, kemudian isi butiran laporan seterusnya submit. Semak email dan anda akan dapati laporan yang telah siap dijana telah dihantar ke email. Boleh copy link preview tadi dan kongsikan kepada yang berkenaan untuk isi form..

Contoh laporan yang siap dijana (Gambar di bawah saya dah collage kan awal-awal)

Read More